Meetings kosten wertvolle Zeit. Gleichzeitig gehen wir viel zu selten mit dem Gefühl heraus, in der investierten Zeit viel geleistet zu haben. Die Professionalisierung von Meetings bietet bei vielen Führungskräften ein erhebliches Potenzial für Zeitersparnis.
Meetings effektiv gestalten – Testen Sie Ihre Störfaktoren!
Bitte entscheiden Sie zuerst, welche der typischen Störfaktoren bei Ihren Meetings auftreten. Notieren Sie sich bitte die Nummern. Im Anschluss erhalten Sie konkrete Lösungsvorschläge.
- Teilnehmende kommen wiederholt zu spät.
- Teilnehmende sind nicht vorbereitet.
- Teilnehmende hören nicht zu und beschäftigen sich mit anderen Dingen.
- Teilnehmende diskutieren gern und lange, übernehmen aber keine Verantwortung (»Man müsste mal …«).
- Einzelne Teilnehmende setzen die Aufgaben nicht um, die sie in den letzten Meetings übernommenen haben.
- Die Themen des Meetings sind nicht (allen) bekannt.
- Unwichtige Themen werden zu lange diskutiert, sodass für wichtige Themen keine Zeit mehr bleibt.
- Zwischen den Themen wird hin und her gesprungen.
- Die Tagesordnung ist nicht auf den Teilnehmerkreis abgestimmt, sodass alle die ganze Zeit anwesend sind, obwohl für Einzelne nur wenige Punkte relevant sind.
- Es sind Personen eingeladen, für die keines der besprochenen Themen relevant ist.
- Die Diskussion verliert sich im Detail.
- Verantwortliche für einzelne Themen überziehen die für sie eingeplante Zeit.
- Manche Teilnehmer reden zu viel, andere gar nicht.
- Einzelne Teilnehmer besprechen Termine oder organisatorische Details zu einem Thema vor der gesamten Gruppe statt nach dem Meeting.
- Ergebnisse und Maßnahmen werden nicht zusammengefasst.
Für effiziente Meetings sind drei Faktoren entscheidend, für die Sie als Führungskraft verantwortlich sind. Wo Sie Potenzial für Verbesserungen haben, zeigt Ihnen die Häufung Ihrer Antworten aus einer Gruppe:
- Meeting-Kultur (Punkte 1.–5.)
- Agenda (Punkte 6.–10.)
- Moderator (Punkte 11.–15.)
1. Meetings effektiv gestalten – Die Meeting-Kultur
Die Kultur muss von der Führungskraft vorgelebt und von den Mitarbeitern eingefordert werden. In vielen Abteilungen beginnen Meetings beispielsweise immer fünf bis zehn Minuten nach der vereinbarten Zeit. Das liegt meist daran, dass die Führungskraft selbst zu spät kommt.
Kommt die Führungskraft stets pünktlich und lässt das Meeting zur vereinbarten Zeit beginnen, signalisiert sie, dass ihr das wichtig ist. Wenn ein Teilnehmer zu spät kommt, übersieht eine solche Führungskraft das nicht, sondern bittet darum, beim nächsten Mal pünktlich zu sein. Reagiert eine Führungskraft dagegen neutral bis verständnisvoll, werden sich auch andere Mitarbeiter erlauben, zu spät zu kommen.
Die Meeting-Kultur kann nur von Ihnen als Führungskraft verankert werden, weil nur Sie über Weisungsbefugnis und Sanktionsmacht verfügen. Ein Mangel an vorgelebter und eingeforderter Kultur führt zu den oben genannten Störfaktoren Nummer 1 bis 5.
2. Meetings effektiv gestalten – Die Agenda
Die Tagesordnung wird mit dem Team abgestimmt, indem Besprechungswünsche rechtzeitig erfragt werden. Am besten wird die Agenda schon einen Tag vor dem Meeting per E-Mail verschickt. Sie enthält die geplanten Themen, die Themenverantwortlichen, die veranschlagte Zeit pro Thema und den Hinweis, ob beziehungsweise wie man sich vorbereiten muss.
Wurde die Agenda nicht vor dem Meeting verschickt, kann sie auch zu Beginn des Meetings erstellt werden. Schreiben Sie alle Themen auf und schätzen Sie mit den Themenverantwortlichen und der Gruppe grob den jeweiligen Zeitbedarf ein. Da die zur Verfügung stehende Zeit meist knapp bemessen ist, sollten Sie die Themen priorisieren und in eine sinnvolle Reihenfolge bringen. Dabei berücksichtigen Sie auch den jeweiligen Teilnehmerkreis, sodass einzelne Personen das Meeting verlassen können, sobald ihr Punkt besprochen wurde. So nutzen Sie die Zeit optimal aus und Teilnehmende müssen keine Zeit »verwarten«. Ohne eine sinnvoll erstellte Agenda treten die genannten Störfaktoren Nummer 6 bis 10 auf.
3. Meetings effektiv gestalten – Die Moderation
Der Moderator achtet auf die Einhaltung der Agenda und der geplanten Zeiten. Er weist darauf hin, wenn die Gruppe sich im Detail verliert oder vom Thema abkommt. Redelöwen bremst er und Redefische bindet er ein.
Am Schluss fasst er das Meeting zusammen und weist noch einmal auf die Ergebnisse hin: Wer macht was bis wann? Die Moderation kann von Meeting zu Meeting von wechselnden Personen übernommen werden.
Die Führungskraft sollte sich während eines moderierten Meetings unbedingt an die allgemeinen Moderationsregeln halten. Dazu gehört zum Beispiel, andere ausreden zu lassen und die eigenen Redebeiträge auf ein bis zwei Minuten zu beschränken. Es ist wenig sinnvoll, wenn die Führungskraft zwar einen Moderator bestimmt, diesem aber immer wieder ins Wort fällt oder phasenweise die Moderation sogar aus der Hand nimmt. Ohne Moderation treten die Probleme Nummer 11 bis 15 auf.
Die meisten Führungskräfte haben bei einem oder mehreren der genannten Störfaktoren noch Verbesserungspotenzial. Zwar weiß fast jede Führungskraft, wie es in der Theorie funktionieren könnte, aber in der Umsetzung hapert es oft noch. Setzen Sie sich daher konkrete Ziele, in welchem der fünfzehn Punkte Sie sich verbessern wollen. Unterschätzen Sie in diesem Zusammenhang nicht Ihre Vorbildfunktion.
Dieser Text ist ein Beitrag aus dem Buch
»Führungsstark in alle Richtungen – 360 Grad Leadership für das mittlere Management« von Alexander Groth.
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